Un agente IA que envía cotizaciones desde WhatsApp recibe la solicitud por chat, hace 3 a 6 preguntas calificadoras, arma propuesta sobre catálogo conectado en código auditable, genera PDF con tu marca y lo envía firmable. No es un bot de templates. En un caso documentado el sistema generó 79 follow-ups automatizados sobre 113 conversaciones con 26.5% de conversión bot a cita. Tu bot responde por WhatsApp en segundos con tu voz escrita y el cliente no nota la diferencia.
¿Por qué las cotizaciones por WhatsApp se pierden?
Porque en una PYME promedio entran entre 50 y 500 solicitudes mensuales por WhatsApp y la mayoría termina en una de tres situaciones: nunca recibe respuesta porque se enterró en el chat, recibe respuesta a las 6 horas cuando el cliente ya cerró con la competencia, o recibe propuesta improvisada sin el catálogo correcto y con margen mal aplicado.
El cuello es operativo, no comercial. El vendedor o el dueño contesta WhatsApp entre reuniones, sin acceso al precio actualizado, sin el catálogo a mano y sin tiempo para armar PDF prolijo. Las cotizaciones salen tarde, mal formateadas o no salen.
Arquitectura del agente cotizador en WhatsApp
| Etapa | Componente | Función |
|---|---|---|
| Captura | WhatsApp Business API | Recibir mensaje, identificar cliente |
| Discovery | LLM con guardrails | Preguntar calificadoras (qué, cuánto, cuándo, dónde) |
| Catálogo | Tabla en Postgres | SKUs con precio, unidad y margen |
| Cálculo | Función TypeScript | Subtotal, descuentos, IVA, total |
| Documento | PDF generator | Propuesta con tu marca, validez explícita |
| Envío | WhatsApp y email | Entrega con tracking |
| CRM | Pipeline propio | Registro y seguimiento automático |
| Firma | DocuSign, Documenso, Adobe | Firma electrónica si aplica |
Guardrails: el modelo no calcula precios. El modelo entiende la solicitud, decide qué SKUs aplican, redacta justificaciones técnicas y arma resumen ejecutivo. La función auditable calcula montos. Si mañana cambia margen comercial, cambiás una función, no reentrenás un modelo.
El flujo paso a paso
- Cliente escribe "buenas, necesito 200 unidades del producto X para el viernes en Bogotá"
- Bot responde en menos de 30 segundos: "Perfecto, te ayudo con eso. ¿Es para empresa o persona? ¿Tenés RUT o NIT para la factura?"
- Cliente responde y el bot consulta CRM para identificar si es cliente existente
- Bot verifica disponibilidad en catálogo, calcula precio con margen aplicable
- Bot arma PDF con logo, datos del cliente, partidas, totales, validez 15 días y términos
- Bot envía PDF por WhatsApp y email con link de firma
- Si cliente firma, se dispara workflow de orden de venta al ERP
- Si cliente no responde en 24 horas, follow-up automático
Todo el flujo queda registrado en CRM con timestamps y atribución. El vendedor humano interviene solo si el caso requiere negociación o personalización fuera de catálogo.
El caso real: 113 conversaciones, 79 follow-ups automatizados
En el caso documentado de escuela educativa el bot operó durante cinco meses con métricas auditables.
- 113 conversaciones totales atendidas
- 30 reservas BOOKED (26.5% de conversión bot a cita)
- 79 follow-ups automatizados en 24, 72 y 168 horas
- 57 escalamientos a humano con contexto cargado
- 5,197 sesiones orgánicas en 60 días que alimentaron el bot
- 32.9% conversión orgánica versus 14.1% de pauta
- 1.36M MXN cerrados atribuidos al funnel
El patrón es transferible a cualquier empresa que cotice por WhatsApp: distribuidora, ferretería, fábrica, agencia, consultora. La diferencia entre cotizar en 30 minutos y cotizar en 5 días es la diferencia entre cerrar o no.
¿Qué pasa con personalización fuera de catálogo?
El bot detecta solicitud no estándar y la escala. Si el cliente pide condiciones especiales (plazo extendido, mix de SKUs que no calcula automático, requerimiento técnico fuera de estándar), el bot abre ticket al vendedor con todo el contexto cargado: historial del cliente, productos discutidos, monto aproximado.
El vendedor humano resuelve en 15 minutos con foco completo. Sin perder tiempo en cotizaciones estándar que el sistema cierra solo.
¿Y si el catálogo está sucio?
Eso lo arreglamos en fase 1 de MAGIA. Mapeo significa extraer automáticamente datos desde tu ERP, hojas de cálculo, PDFs y bases legacy. Bronze (crudo) a Silver (normalizado) a Gold (decisiones). Si tu catálogo está en 4 hojas Excel con SKUs incompatibles, en 2 semanas tenés tabla única con dedup automático. No es trabajo del cliente. Lo entregamos resuelto.
¿Por qué no comprar SaaS de cotizador?
Los SaaS de cotización cobran entre 30 y 500 USD mensuales por usuario o por cotización. A 24 meses son entre 720 y 12,000 USD por vendedor con datos en servidor ajeno y modelos cerrados sin posibilidad de migrar limpio.
Con MAGIA Core el sistema queda a tu nombre por 15,000 USD una sola vez. Bot, CRM, generación de PDF, integración con tu catálogo y firma electrónica. Costo operacional pass-through 200 a 1,500 USD mensuales. Sin retainers, sin licencias atadas, código a tu nombre.
Próximos pasos
Si tu empresa cotiza entre 50 y 5,000 propuestas mensuales por WhatsApp, email o web, y la velocidad de respuesta está costando ventas, el primer paso es una llamada de 30 minutos para revisar tu catálogo actual, ERP y volumen real. Sin pitch deck. Sin compromiso.
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